Tendo em vista o atual cenário competitivo em que vivemos, as empresas – sejam elas de pequeno, médio ou grande porte – buscam sempre se inovar e economizar, realizando novas experiências, porém, pensando sempre em possíveis reduções de custos. Afinal, poupar gastos em uma determinada área significa aplicar o dinheiro economizado em um setor que esteja precisando.
Na maioria das empresas é falado em redução de custos de impressão, mas como realizar essa tarefa sem prejudicar o dia a dia do negócio? Neste artigo, daremos sugestões eficientes para que você coloque em prática.
É importante lembrar que, para que a redução de fato aconteça, é preciso que todos os colaboradores estejam a par da situação e dispostos a realizar pequenas mudanças em suas rotinas.
Dito isso, vamos as dicas de como começar a reduzir os custos de impressão:
Sempre visualizar o documento antes de imprimir
Essa pequena e simples verificação garante que não sejam impressos documentos errados, evitando que seja necessária uma nova impressão.
Evitar impressões coloridas
Impressões coloridas implicam em mais toners e cartuchos específicos. Por isso, tente simplificar e imprimir tudo o que for necessário em tinta preta.
Criar uma campanha de conscientização dos funcionários
É interessante criar campanhas de conscientização para que cada funcionário entenda o porquê ele precisa fazer a sua parte. Todos estando de acordo, as mudanças na rotina se tornam descomplicadas e a redução acontece.
Colocar as impressoras em modo econômico
O nome já fala; o modo econômico utiliza menos cartuchos e toners, e, assim, ajuda com que haja redução nos custos.
Adotar a bilhetagem de impressão
A bilhetagem de impressão é um processo que monitora as impressões realizadas pela empresa por meio de um software. Com ela, a equipe que faz a gestão de impressão sabe como e quantos documentos foram impressos, quem os imprimiu e mais.
Configurar as impressoras
É importante deixar todas as impressoras configuradas da forma como a empresa enxerga que trará mais economia (modo econômico, impressão frente e verso, tinta preta etc.).
Impressão frente e verso
Imprimir frente e verso garante uma grande economia de suprimentos, já que menos folhas serão utilizadas.
Digitalizar documentos
Ao invés de manter diversos papéis guardados em um determinado local da empresa, a opção de digitalizar documentos se tornou bastante interessante. Hoje, podemos fazer tudo de forma online, então, manter documentos digitalizados é um meio eficaz para redução de custos.
Reutilizar papel
Papeis que não foram impressos por completo ou que foram impressos apenas em um lado da folha podem ser reutilizados.
Verificar quais os departamentos que mais imprimem
Sabendo quais departamentos mais imprimem e quais menos imprimem, é possível manter uma cota de impressões balanceada, evitando desperdícios.
Verificar com seu fornecedor de impressão se existe algum processo de ECM que pode ser criado para seu negócio
ECM é a sigla para Enterprise Content Management (gerenciamento de conteúdo empresarial); trata-se de um conjunto de estratégias, métodos e ferramentas que possibilitam o controle de todo o conteúdo e documentos de uma empresa.
Precisa de ajuda?
A Rework – empresa especializada em outsourcing de impressão – disponibiliza gerenciamento e gestão de conteúdo empresarial completo para pequenas, médias e grandes empresas por meio do ECM.
Solicite um contato de nosso consultores!
