Software de gerenciamento e bilhetagem de impressão
O software de gerenciamento e bilhetagem de impressão permite aos gestores que monitorem todas as impressões na empresa, sabendo onde, quando, o que e quem realizou a impressão. O controle reduz gastos e ainda faz com que os usuários utilizem de forma responsável os equipamentos, imprimindo só o que é necessário.
Devido ao aumento dos custos e na crescente necessidade de integração da impressão nas redes, os profissionais responsáveis de TI estão a cada dia buscando realizar melhorias na infraestrutura de impressão, tanto na otimização dos custos quanto no desempenho dos processos. O software de bilhetagem é de suma importância nesse contexto.
Além disso, o mecanismo permite o controle e gerenciamento da impressão e contribui também em minimizar o impacto ambiental da empresa, reduzindo o desperdício de papel, suprimentos e manutenção dos equipamentos.
Vantagens de utilizar Softwares de Gerenciamento de Impressões
Existem muitos benefícios em utilizar softwares de gerenciamento de impressão, abaixo destacamos algumas destas vantagens:
Reduzir o custo de impressão
Eliminar o desperdício
Promover o uso responsável
Monitorar ativos de impressão
Possibilidade de limitar o volume de impressão dos usuários (cotas)
Transferir os custos de impressão para quem imprime
O software de bilhetagem de impressão informa várias informações úteis para organizar o ambiente de impressão, além de poder distribuir as despesas de impressão adequadamente por departamento. Entre as informações podemos destacar: nome do usuário que mandou imprimir, impressora que imprimiu, hora da impressão, computador que a impressão se originou, nome do documento impresso e departamento que o custo deve ser alocado.
Existem varias funcionalidade que podem ser combinadas com o gerenciamento de impressão, abaixo são descritas algumas delas:
Cobrança de impressão por projeto ou cliente
Quando se utiliza o software de bilhetagem de impressão pode-se configurar para que sempre que o trabalho for impresso abre a janela de pop-up para o usuário perguntando para qual cliente ou projeto o custo da impressão deve ser alocado. Essa forma é bem utilizada nos escritórios e na contabilidade para cobrarem somente as páginas impressas aos seus clientes finais.
Tarifação de cópia e impressão
É possível saber não só a quantidade que os usuários imprimem, mas também o quanto estão tirando cópias nas multifuncionais. Para que isso seja possível, o equipamento tenha recursos suficientes para realizar a função.
Existem alguns modelos de multifuncionais que possuem recursos internos para bilhetar as cópias, mas em sua maioria são excessivamente limitados. Para este tipo de tarifação no ambiente de uma rede corporativa é importante que os equipamentos tenham no mínimo recursos de autenticação LDAP.
Auditoria de impressão
Na auditoria de impressão, é possível além de visualizar o nome, os dados técnicos de impressão, também é possível visualizar o conteúdo que foi impresso. Os documentos impressos ficam armazenados de forma compactada no servidor de impressão para que assim, o conteúdo seja auditado, permitindo que seja validado se nenhum usuário imprimiu algo sigiloso, confidencial ou indevido da empresa.
Impressão segura por biometria
É possível saber não só a quantidade que os usuários imprimem, mas também o quanto estão tirando cópias nas multifuncionais. Para que isso seja possível, o equipamento tenha recursos suficientes para realizar a função.
Existem alguns modelos de multifuncionais que possuem recursos internos para bilhetar as cópias, mas em sua maioria são excessivamente limitados. Para este tipo de tarifação no ambiente de uma rede corporativa é importante que os equipamentos tenham no mínimo recursos de autenticação LDAP.
Cotas de impressão
As cotas de impressão permitem que o administrador da rede limite o volume de impressão feita pelos usuários, é possível especificar a quantidade de páginas que o mesmo poderá imprimir durante o mês. Quando a cota termina, o usuário pode passar a ter suas impressões bloqueadas ou ser notificado por e-mail sobre o fim de sua cota.
É aconselhável utilizar as cotas como meio educativo, desta forma o usuário recebe a notificação que sua cota terminou, mas não bloqueia as impressões, pois o fato de usuário parar de imprimir em um momento crítico poderá causar transtornos para a equipe de TI e os usuários.
Assista a demonstração do sistema de bilhetagem da RICOH:
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