Já é sabido que o outsourcing de impressão é essencial para diferentes empreendimentos e setores, já que dispõe de soluções para o cliente e proporciona um gerenciamento completo de impressões para a empresa.
Para melhor ilustrar o processo de instalação e os benefícios gerados pelo outsourcing, vamos abordar um dos nossos cases de sucesso.
Concessionária de veículos
O cliente do case de sucesso que abordaremos agora é a concessionária de veículos (carros e motos) Beni Car. Conceituada, a empresa faz parte do grupo Honda e possui hoje 13 concessionárias espalhadas pelo estado de São Paulo, seguindo um padrão a ser atingido; padrão esse verificado pela própria Honda, que examina toda a rotina e os processos internos da concessionária.
Beni Car antes e depois do outsourcing de impressão
Antes do outsourcing, a Beni Car possuía um modelo de negócios desatualizado, fazendo uso de impressoras próprias da empresa e pagando por todos os toners utilizados.
Quando a Rework foi contratada, se estabeleceu uma nova metodologia de outsourcing de impressão em 100% do parque, trocando todas as impressoras dali que, inclusive, tinham mais de 10 anos de uso, por equipamentos novos, modernos e com liberação por senha.
A partir disso, tudo o que os membros da empresa mandavam imprimir só era realmente impresso se a senha fosse inserida.
Benefícios imediatos
Com esse processo, a Beni Car começou a economizar cerca de 25% de papel e de impressão, pelo fato de não gerar rascunhos e impressões desnecessárias. Esse era um ponto de dificuldade na época, pois muitos papeis eram gerados, tendo desperdício de folhas e prejuízo para a empresa.
Junto do outsourcing, a Rework começou a desenvolver um projeto de transformação digital, para que eles pudessem começar a transformar tudo o que tinha de papel na empresa para o digital, possibilitando, assim, mais uma redução de gastos desnecessários.
Projeto de transformação digital
O projeto de transformação digital da Beni Car começou com a instalação de um software da NDD Print (plataforma de gerenciamento de impressão), facilitando o gerenciamento de tudo o que era impresso ou copiado. Ou seja, a partir do momento da instalação, começou-se a ter uma visão dos usuários que mais imprimiam na empresa, de todos os processos, de todos os departamentos, quais dias e horários mais imprimiam e tudo isso foi mapeado.
Assim, foi possível avaliar as rotinas de todos os colaboradores com os dados coletados a partir do software e foi elaborado o projeto de transformação digital. Após conversas com os representantes de cada departamento e com os gestores, entendendo todos as tarefas e processos que eram feitos diariamente ali, foi iniciado um terceiro ponto do projeto: transformar tudo aquilo que era impresso para o digital.
Hoje, existe uma nova solução chamada Digital Shift, que realiza a captura de todos os dados, ou seja, os processos que antes começavam no papel – como uma venda de carro, por exemplo, que era preciso imprimir uma proposta, o contrato, os dados do cliente e comprovante de pagamento de uma entrada do veículo –, agora se iniciam dentro da impressora.
Foi criado um fluxo de trabalho para cada processo e cada departamento; após digitadas a matrícula e placa do veículo, automaticamente, é aberta uma pasta dentro de um ECM (o ECM da Rework), junto com a captura da informação pela impressora. O ECM possibilita criar pastas, fazer o OCR para facilitar uma busca de informação, pois a tecnologia permite gerar arquivos digitalizados pesquisáveis, e deixar tudo extremamente organizado, e só quem tem acesso a isso são as pessoas responsáveis por aquele departamento. Dessa forma, a Rework transformou todo aquele papel que “precisava” ser impresso para o digital.
Resultado em números
O início do projeto se deu por algo simples, da parte de venda de veículos, onde estava o maior problema da empresa (a captação de informação); eram processos de 30 a 50 páginas. Tendo em vista que eram impressas cerca de 50 páginas para cada venda de veículos em uma concessionária que vende mais de 600 veículos por mês, entre novos e usados, chega-se a um número enorme, um fluxo realmente grande de papel (isso sem contar com o arquivo da empresa).
Processos dentro da área financeira, por exemplo, eram extremamente burocráticos e dificultosos, demorava-se para encontrar os documentos etc.
Além do benefício tecnológico de hoje, em que a Beni Car possui informação na palma da mão, apenas ao clicar dentro da solução e digitar a placa do veículo ou CPF do cliente, a empresa teve uma economia de aproximadamente 60% em cima do que se gerava com impressões.
Antes, era impresso uma média de 250 mil copias por mês; hoje, após a transformação digital de alguns departamentos (ainda não são todos que estão dentro da plataforma), a média de impressão fica entre 100 e 120 mil cópias. Então, além da evolução tecnológica que a Rework proporcionou para a Beni Car, foi proporcionado, também, uma redução significativa nos custos.
“A solução de Transformação Digital implantada pela Rework nos trouxe agilidade nos processos do grupo todo, reduzindo pela metade o custo com as impressões. Processos que eram realizados de forma manual e geravam uma grande quantidade de papel e espaço para armazenamento, hoje estão totalmente digitalizados, facilitando o acesso sem desperdício de papel, preocupação com armazenagem e futura destruição”, observou Fabiano Siolla, integrante do departamento de T.I da Beni Car. “Além disso, o acesso aos documentos ficou mais restrito e com maior controle para a empresa”, completou.
