Nos dias de hoje, saber lidar e se utilizar de informações como recurso estratégico é essencial para o crescimento de uma empresa. E, para ajudar nisso, foi criada uma importante ferramenta chamada ECM, a qual vamos abordar abaixo.
Primeiramente, ECM é a sigla para Enterprise Content Management, que, em português, significa gerenciamento de conteúdo empresarial. Explicando de uma forma mais abrangente, é um conjunto de estratégias, métodos e ferramentas que possibilita a captura, o gerenciamento, o armazenamento, a preservação e a distribuição de todo o conteúdo e documentos de uma empresa.
Com o passar dos anos, as organizações tendem a acumular muitos papéis e documentos, causando, assim, uma grande desorganização que dificulta o controle e o acesso a toda essa papelada. E é aí que o ECM entra para ajudar.
Manter os documentos organizados permite que, quando necessário, o acesso seja feito de forma rápida e eficaz, simplificando o dia a dia da empresa e fazendo com que haja mais produtividade na mesma, já que o tempo gasto para localizar um documento será destinado a outra atividade.
Funcionalidades do ECM
Toda essa simplificação se dá em razão das funcionalidades da ferramenta, as quais são:
Digitalização de documentos
O ECM possibilita a captura de documentos via scanners, câmeras e multifuncionais, permitindo a edição das imagens no processo de liberação e de publicação.
Publicação de documentos
Disponibilizar documentos se torna mais fácil, já que é possível publicar os mesmos, configurar permissões e atribuir tags para que haja notificações de novas publicações para pessoas interessadas no assunto abordado.
Consultas de documentos
Ao pesquisar um termo pelo próprio nome ou pela data em que foi elaborado ou editado, o restante do trabalho fica por conta da ferramenta, que entende o que é desejado e entrega o documento correto rapidamente.
Central de documentos
A navegação passa a ser feita de forma simplificada, facilitando também a publicação de documentos e o controle desses.
E então, já está convencido de que adotar o ECM é um bom investimento e fará uma grande mudança positiva em sua empresa? Se está quase lá ou ainda não, abaixo, listaremos alguns benefícios proporcionados pela utilização da ferramenta:
Benefícios proporcionados pelo ECM
- Agilidade na consulta de documentos;
- Liberação do espaço físico em que os papéis se encontram;
- Acesso para toda a equipe;
- Real controle de todos os documentos;
- Proteção contra distribuição inadequada de documentos;
- Facilidade de compartilhamento de arquivos.
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