Hoje em dia, é de extrema importância para os negócios de todos os tamanhos a digitalização de documentos, bem como gestão e organização de forma prática, rápida e eficiente.
E para isso, a tecnologia OCR pode ser a solução para uma melhor gestão de sua empresa.
O OCR é uma sigla que significa Optical Character Recognition e sua função consiste em guardar meta dados em formato texto dos documentos digitalizados, para organizar da melhor forma possível tudo que for importante em uma empresa como:
- Faturas;
- Contratos;
- Dados estatísticos;
- Relatórios;
- Pedidos de compras;
- Atas assinadas;
- Notas ficais;
- Documento de funcionários;
- Ordens de serviços;
- Processos documentais;
- Comprovantes de pagamento;
- Entre outros tipos de documento.
Mas o que de fato o OCR Faz?
Esta tecnologia transforma os textos de imagens digitais em caracteres que podem ser manipulados / pesquisados em um computador, através dos editores de textos, ou programas específicos.
Isso acaba facilitando bastante as buscas por documentos no futuro.
E por essa razão, abordaremos os seguintes tópicos sobre essa tecnologia tão essencial no mundo digital das empresas:
- Vantagens de aplicar o OCR na gestão de documentos;
- Como ela irá organizar e aumentar a eficiência e logística em uma empresa.
1 – Vantagens de aplicar o OCR na gestão de documentos
A tecnologia OCR promove melhor autonomia dos documentos, o que se tornou essencial no dia a dia das empresas.
Ela é parte do processo de transformação digital das empresas, que foi acelerado por conta da pandemia do Coronavírus em 2020.
Além disso, com o uso do OCR é possível:
- Reduzir a necessidade de acessar documentos impressos;
- Otimizar tempo de busca por arquivos digitalizados;
- Preservar o formato original dos arquivos;
- Evitar a adulteração de documentos, realizando apenas cópias dos textos;
- Compartilhar partes do documento com mais facilidade, sem precisar ler o arquivo todo.
2- Como ele irá organizar e aumentar a eficiência e logística em sua empresa
Nas empresas, constantemente é preciso localizar e compartilhar documentos para diversas finalidades, como conferir uma nota fiscal recebida ou um contrato assinado, por exemplo.
Se esses documentos forem digitalizados com aplicação de OCR, basta digitar o nome específico de algum documento importante que você precise que será mais facilmente encontrado.
Ou seja, ao invés de folhear vários papéis, basta apenas acessar um computador, digitar a palavra referente ao documento e localizá-lo.
Por essas razões que a OCR precisa estar presente em uma empresa que almeja crescimento e gestão de primeira qualidade.
Como a Rework aplica a tecnologia OCR na gestão de documentos digitalizados
A Rework desenvolveu um ECM que utiliza a tecnologia de OCR em seus processos inteligentes e customizados para a sua empresa.
A gestão do conteúdo do seu negócio pode ser ainda melhor com a tecnologia ECM aliada à OCR, para que todos possam arquivar, pesquisar, acessar e compartilhar informações em menor tempo, porém de forma organizada.
E tudo isto sem abrir mão de ter toda esta tecnologia em nuvem.
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