Quanto melhores são os relacionamentos, sejam eles pessoais ou profissionais, maiores as chances de atingir os objetivos. Com o suporte técnico não seria diferente.
Quando você precisa de suporte, independente da necessidade, o ideal é que esse auxílio seja rápido, simples e eficaz, certo? Pois bem, é aqui que o bom relacionamento se torna mais que fundamental.
O suporte técnico faz parte da rotina de quem contrata serviços como aluguel de impressoras, computadores e gestão de impressão. A seguir, listaremos dicas de como reduzir ruídos na comunicação com os técnicos para agilizar a resolução dos seus problemas.
- Missão do suporte técnico
- Comunicação envolve pessoas, processos e ferramentas
- Reduza ruídos com informações claras e objetivas
- Solicite o suporte técnico por canais oficiais
- Verifique qual a política de suporte adotada pelo seu fornecedor
Missão do suporte técnico
De uma forma geral, a missão de um time de suporte técnico é solucionar problemas que impedem o pleno funcionamento do serviço ou produto contratado.
Tendo isso em mente, é preciso entender que, antes de entrar em contato se certificar que o problema não está relacionado a outras falhas indiretamente relacionadas ao funcionamento do produto ou serviço.
Por exemplo, pode ser que a impressora deixe de atender a uma solicitação por uma falha na conexão com a internet, ou que o equipamento esteja fora da tomada.
Eliminando todas as falhas indiretas e reportá-las ao suporte técnico, irá agilizar ainda mais a investigação das causas e a solução dos problemas.
Comunicação envolve pessoas, processos e ferramentas
Em primeiro lugar, é sempre importante ser claro, civilizado e simpático, já que você, independente do canal de comunicação, está falando com pessoas reais, que tendem a te auxiliar da melhor maneira se você as tratar bem.
Compreenda que a comunicação envolve não só as pessoas, mas, também, processos e ferramentas que, muitas vezes, possuem falhas que nem sempre estão ao alcance do profissional resolver de imediato, portanto, é preciso além de paciência, descobrir e utilizar de outros meios para contornar ou resolver a falha na troca de informações.
Reduza ruídos com informações claras e objetivas
Briefings (registros de solicitações) mal preenchidos, com textos mal formulados ou muito subjetivos, geram ruídos que podem dificultar a compreensão dos problemas.
Quanto mais simples for a forma de explicar o que está acontecendo, mais simples será o entendimento do suporte, que poderá te ajudar mais rápido.
Solicite o suporte técnico por canais oficiais
Se existe uma dica que vale não só para suporte técnico, mas para diversas outras situações do dia a dia é essa: deixe tudo documentado, sempre.
A partir do momento que há um histórico da comunicação nos canais oficiais de suporte, todos os profissionais envolvidos poderão acessar essas informações e agilizar o atendimento.
Canais não oficiais estão sujeitos a perda de histórico por falta de backup, por exemplo, e isso pode comprometer não somente as atividades em andamento como o resgate de informações relevantes tanto sobre o serviço quanto sobre o gerenciamento da sua empresa no futuro.
Verifique qual a política de suporte adotada pelo seu fornecedor
Quando você vai contratar uma empresa para prestar serviços a você, é sempre importante estar a par da política de suporte adotada por ela, já que, a mesma precisa estar de acordo com o que você procura e precisa.
Confira se o fornecedor se mostra preocupado com problemas que podem ocorrer, se há uma equipe qualificada para prestar o suporte, qual o tempo que normalmente o suporte demora para solucionar problemas, se há suporte à distância e quantas horas por dia estarão disponíveis para a sua empresa.
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