O dia a dia de todas as escolas requer um grande volume de impressões, vindo tanto dos alunos quanto dos professores e funcionários da instituição. Documentos como provas, históricos, declarações e mais são impressos todos os dias e precisam ter uma qualidade considerável, além de precisarem ser impressos a todo momento, sem intervalos para falhas.
Tendo esse cenário em vista e observando, também, a necessidade de economizar suprimentos e evitar impressões desnecessárias (que não tenham relação com o conteúdo das escolas), o outsourcing de impressão tem se destacado e entrado cada vez mais nos colégios.
Abaixo, listaremos 4 pontos que fará com que você entenda o porquê de as escolas estarem alugando impressoras;
- Não precisar investir em máquinas novas
- Gestão de impressão com relatórios mensais
- Ter acesso a suporte completo
- Comercializar impressão para alunos
1. Não precisar investir em máquinas novas
Equipamentos de impressão se tornam obsoletos rapidamente e possuem um valor de compra alto; por isso, nesses casos, adquirir impressoras através da compra não seja melhor opção.
Ao alugar uma impressora com um fornecedor sério, você garante que terá equipamentos modernos sempre que necessário, já que os mesmos são substituídos de acordo com as demandas e os avanços da tecnologia.
2. Gestão de impressão com relatórios mensais
A gestão de impressão é um recurso que proporciona conhecimento e controle sobre tudo o que é impresso dentro de uma organização, e, sendo assim, torna-se possível monitorar e diminuir custos com toner, papel e energia elétrica.
É possível, também, emitir relatórios mensais de quais turmas consumiram mais ou menos impressões, saber quais alunos utilizaram dos equipamentos, quais documentos foram impressos e muito mais.
O sistema de gerenciamento de impressão pode ser conectado com AD da escola, o que facilita na importação de dados de alunos.
3. Ter acesso a suporte completo
Ao aderir ao outsourcing de impressão com uma empresa conceituada, você não apenas aluga um equipamento, mas, também, garante suporte completo sempre que necessário, de forma fácil e rápida.
4. Comercializar impressão para alunos
Por conta do gerenciamento de impressões, é possível cobrar mensalmente (ou de acordo com o que a instituição definir) por uma cota de cópias; ou seja, cada aluno tem a sua cota e a unidade pode controlar as impressões por meio dos relatórios.
Além disso, a instituição pode, também, realizar vendas de créditos de maneira pré-paga para os alunos que precisarem de cópias além da cota calculada anteriormente.
Isso torna-se capaz porque, no momento de liberar a impressão, o aluno precisa inserir o RA ou o cartão presença, garantindo a segurança dos dados daquele local e evitando o uso de cota de um outro usuário de forma irregular. Assim, o suporte de T.I da escola recebe relatórios de impressão em tempo real, com dados de quem está imprimindo, como estão os equipamentos, como estão de suprimentos e, até mesmo, se não estão trabalhando com a performance necessária.
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