Se você acha que gestão de impressão é apenas fazer o controle de impressões e cópias em uma empresa, está totalmente enganado. O serviço de gestão de impressão é muito mais abrangente do que apenas contar quantas folhas foram impressas em cada dia, para ver em valores quanto custou no final do mês, e assim por diante.
Entre os serviços feitos por uma empresa de outsourcing de impressão estão: relatório completo de impressão, configuração para imprimir pelo smartphone, controle dos equipamentos e de impressão por usuário e muito mais!
O serviço de gestão de impressão compreende uma série de medidas de planejamento e adoção de novas práticas para corrigir alguns erros que, além de trazerem prejuízo financeiro com gasto de suprimentos, causam também retrabalho, deixam departamentos inteiros parados, causam desperdício, refletem em compra de equipamentos de manutenção cara, entre outros problemas.
Na gestão de impressão, a empresa contratada fica encarrega de fazer um estudo do parque gráfico completo da empresa e, de forma organizada e comprovada, apresentar as melhores propostas para reduzir custos e implantar facilidades operacionais. E tudo começa com a correção de erros.
Quais são os principais erros corrigidos pela gestão de impressão?
Existem os 5 maiores erros de quem não faz a gestão de impressão. São eles:
- Não saber quantas páginas são impressas na empresa;
- Não fazer levantamento de custos por departamento;
- Não fazer gestão do que os funcionários imprimem;
- Não saber o estado dos equipamentos;
- Não contar com uma empresa de outsourcing.
Vamos falar sobre cada um deles? Perfeito, seguiremos pela ordem.
Quantas impressões são feitas na empresa?
Todas as empresas fazem o possível para ter pleno controle do gasto de suprimentos, material, energia elétrica e outros insumos que fazem parte do serviço prestado em cada área de atuação. Por que com a impressão seria diferente?
Somente com um panorama completo e detalhado, com o controle de cada máquina de cada departamento, é possível saber quantas páginas são impressas e quantas cópias são realizadas na empresa, para, depois, controlar, reduzir, otimizar e dar mais agilidade ao parque gráfico da companhia.
Você sabe quanto cada departamento gasta com impressão?
A empresa de outsourcing faz este levantamento, verifica se há gargalos (departamentos que teriam que imprimir mais, mas não têm condições) e se algum setor da empresa apresenta gasto incompatível e excessivo.
Você sabe o quê os seus funcionários imprimem?
Infelizmente, muitos funcionários imprimem no ambiente profissional diversos documentos pessoais, desde bilhetes para um show até trabalhos imensos de faculdade. Se você acha que este gasto a mais é inexpressivo, que tal multiplicar por uma empresa que tem 100 funcionários? A empresa de gestão de impressão faz o controle exato de tudo o que é impresso e copiado.
Como estão os equipamentos de impressão e cópia da empresa?
Muitas vezes, as impressoras e copiadoras estão obsoletas, imprimem de forma lenta, com gasto excessivo de suprimentos, vivem dando problema, desligam inesperadamente, ficam “atolando” as folhas, entre outras inúmeras falhas.
Uma empresa de outsourcing focada em gestão de impressão
Além de corrigir todos os itens acima, a empresa de outsourcing focada em gestão de impressão auxilia na escolha de impressoras mais modernas para locar, que sejam eficientes e rápidas conforme a necessidade de cada departamento, que economizem energia, tenham conectividade (wifi, rede, usb, mobile), garantindo o melhor custo por página impressa sem esquecer da gestão. Vamos conversar? Conte com o suporte profissional da Rework!
