Já ouviu falar sobre a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)? Para muitos, esse é um tema desconhecido e distante, porém, é muito importe conhecer e adequar sua empresa à essa lei.
A LGPD (Lei 13.709/18) instrui como as empresas – sejam elas de pequeno, médio ou grande porte –, precisam efetuar o tratamento dos dados de pessoas físicas no meio convencional e digital.
Em outras palavras, ela possibilita com que os indivíduos tenham maiores direitos e estabelece obrigações para as organizações que administram dados pessoais no Brasil; essas empresas devem utilizar os dados apenas para o fim que eles foram disponibilizados, evitando com que sejam usados com outras finalidades.
O impacto das multas e os prejuízos que empresas despreparas podem ter caso não melhorem seus processos
Empresas despreparadas e que não estão adequadas a LGPD recebem multas (que fogem do orçamento) e podem sofrer impactos reputacionais, perdendo clientes e, sendo assim, sofrendo consequências no faturamento do empreendimento.
Ao se adequar à lei, sua empresa passa mais credibilidade aos clientes, conquistando-os e fechando mais negócios.
Como sua empresa pode gerenciar melhor os riscos quando o assunto é impressão
Tenha controle de tudo o que é impresso. Hoje em dia, existem tecnologias (a Follow Me é um exemplo delas) que permitem com que o usuário só consiga imprimir um documento que ele mandou para a impressora se ele estiver de frente com o equipamento, impedindo com que ele esqueça documentos sigilosos na impressora e que outra pessoa tenha acesso a esses papéis.
Outra forma de gerenciar melhor os riscos na hora das impressões é adotar marcas d´água nos documentos impressos, por exemplo, registrando no rodapé do documento o nome de quem imprimiu, a data, a hora e qual foi o departamento que imprimiu.
Além disso, adotar o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) para melhorar a gestão de documentos e para melhorar os processos também é uma forma válida para ter um melhor gerenciamento.
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Treinar os colaboradores na conscientização da gestão da informação
De nada adianta instalar equipamentos modernos e inteligentes, se os colaboradores não se conscientizarem quanto a gestão da informação. Por isso, treine-os para que eles entendam a importância da proteção de dados, do cuidado ao imprimir documentos importantes e mais.
Investir em tecnologias de armazenamento de arquivos
Hoje em dia, existem diversas tecnologias que têm por finalidade o armazenamento de arquivos, dificultando o vazamento de dados importantes e sigilosos.
Invista na tecnologia que mais se adequa ao seu negócio e tenha mais segurança no seu dia a dia de trabalho.
Os desafios relacionados a LGPD e ao impedimento de vazamento de documentos são grandes, porém, com o auxílio correto de um parceiro sério, as barreiras podem ser superadas.
A Rework está à disposição para desenvolver um projeto específico para o seu negócio e seu segmento, auxiliando em todo o processo de gestão de documentos e impressão.
