Impressão de documentos confidenciais

Se você é uma das muitas pessoas que acham que segurança de dados e privacidade são a mesma coisa, saiba que está equivocado. Isso porque, apesar de parecerem iguais, são diferentes, mas se complementam para uma melhor performance.

A segurança de dados se baseia em ferramentas desenvolvidas por profissionais com intenção de impedir que hackers e criminosos cibernéticos invadam sistemas e roubem informações e documentos confidenciais. Já a privacidade é o direito do indivíduo de estar livre de atenção e de observação, quando não solicitada.

Os dois termos são confundidos quando uma empresa, por exemplo, entende que, se estiver gerenciando responsavelmente os dados com a segurança de dados, também está tendo a privacidade protegida. Porém, mesmo com a prática de segurança, se funcionários da empresa ou funcionários terceirizados, que não conhecem as políticas de privacidade, possuírem o acesso a dados confidenciais, a organização pode sofrer com vazamentos indesejados.

Assim, todos os trabalhadores de uma empresa precisam estar atentos às políticas de privacidade e precisam ter responsabilidade sobre as informações. Para maior proteção, é indicado que cada funcionário tenha acesso apenas aos dados do seu setor, tendo a tecnologia como aliada para isso.

São muitos os documentos confidenciais de uma empresa que precisam de cautela, tais como:

•             Contratos;

•             Holerites;

•             Informações contábeis;

•             Fichas cadastrais de funcionários;

•             Projetos.

Todos esses, além de estarem em máquinas (computadores e dispositivos móveis), são impressos; logo, ter o rastreamento dessas impressões também se torna muito importante. Identificar quem imprimiu um documento específico e gerar um relatório com base nas impressões realizadas é um dos trabalhos feitos por empresas de outsourcing, que ajudam, e muito, a controlar impressões e a manter a proteção de informações que as empresas desejam.

No caso das impressões, a proteção de dados começa desde o momento da liberação, que pode ser feita de duas maneiras distintas:

Mobilidade na impressão

Hoje, com o avanço da tecnologia, é possível liberar uma impressão de forma remota, via dispositivos móveis ou pela web. A impressão em nuvem, como é chamada, pode ser realizada a partir de qualquer equipamento, rede ou dispositivo através de conexão wireless; otimizando o processo e otimizando, também, o tempo gasto para isso. Além disso, esse tipo de impressão é extremamente seguro, dispondo de um controle maior sobre vazamento de informações e privacidade da empresa.

Liberação de impressão local

A liberação para imprimir cópias de documentos também pode acontecer no local em que a impressora está, e, para manter a segurança das informações, pode-se adicionar uma “camada extra” de segurança ao permitir que o usuário imprima somente quando estiver diante do equipamento, por meio de nome de usuário e senha, por exemplo.

A Rework é uma empresa de outsourcing de impressão que oferece aos clientes soluções digitais para ambiente de trabalho em rede, e está à disposição para te ajudar a otimizar processos e a proteger informações de documentos confidenciais.

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