O aluguel de impressoras pode promover economia e produtividade para a sua empresa.
Seja qual for o porte da empresa, é fato que todas possuem custos – que variam de empresa para empresa – com equipamentos de impressão, suprimentos para essas máquinas e manutenção das mesmas quando necessário.
Tendo isso em vista, muitas companhias optam pelo aluguel de impressoras, que facilita o dia a dia de trabalho, e traz diversas vantagens.
Se a sua empresa pretende terceirizar o serviço de impressão ou já aluga os equipamentos, mas ainda possui dúvidas, esse artigo é para você!
Leia este guia antes de:
- Sair das impressoras próprias e ir para modelo de locação;
- Trocar o seu fornecedor de aluguel de impressoras;
- Avaliar os custos com seu serviço de aluguel de impressora.
Não compre ou alugue impressora antes de ler este guia por completo
Importância e vantagens de locação de impressoras
Economia
Ao adotar a locação de impressoras, é possível economizar tanto nos custos da empresa quanto nos suprimentos utilizados no dia a dia de trabalho, já que é possível controlar as impressões, deixando de haver desperdícios de materiais e gastos desnecessários com os próprios suprimentos e com manutenções inesperadas.
Suporte às impressoras
Ao alugar equipamentos com uma empresa séria, você garante que tenha suporte de forma fácil sempre que necessário, evitando ficar sem a impressora, ter problemas para chamar a manutenção e atrapalhar a rotina de trabalho.
Não precisa investir grandes orçamentos iniciais para comprar impressoras
Os equipamentos de impressão possuem um custo elevado para serem comprados e mantidos, e, ao alugar uma impressora, não é preciso investir esse dinheiro de início, já que a empresa pagará uma quantia bem menor por mês.
Responsabilidade ambiental
Controlando os gastos de suprimentos com impressões desnecessárias por parte da equipe, a empresa passa a não ter desperdício de materiais (folhas, tintas, toners), reduzindo o impacto ambiental e proporcionando mais sustentabilidade.
Locação de impressora e gestão e de impressão
A contratação do serviço de locação de impressoras precisa, em muitos casos, ser acompanhada pela gestão dos equipamentos; para isso, é importante encontrar uma empresa que faça o trabalho corretamente, para garantir bons relatórios e, por consequência, bons resultados.
Importância de gestão de impressão
Evitar abusos
Com certeza você já presenciou funcionários imprimindo documentos pessoais que não fazem parte do local de trabalho ou imprimindo arquivos errados e tendo que reimprimir. Pois bem, ao gerenciar as impressões, evita-se com que esses desperdícios aconteçam, já que será sabido quem imprimiu e o que foi impresso naquele momento.
Gerar economia para empresa
Evitando os desperdícios citados no item anterior, a empresa consegue economizar mais, podendo aplicar o valor acumulado em outras demandas.
Proteção ao meio ambiente
Ao evitar os desperdícios de materiais, o impacto ambiental é reduzido, tornando a empresa mais sustentável e protegendo, assim, o meio ambiente.
Gestão de usuário que mais imprimem
Alguns departamentos, dependendo das demandas, imprimem mais que outros, e, ao realizar a gestão, é possível saber qual usuário está imprimindo mais, o que está sendo impresso etc.
Como escolher o seu fornecedor de locação
Analise a experiência e o tempo da empresa no segmento
Existem muitas empresas novas no mercado, então, converse e faça perguntas pertinentes para sanar todas as suas dúvidas, assim, é possível perceber se o fornecedor conhece bem sobre o assunto e possui as soluções desejadas para o seu negócio.
Analise se a empresa conhece o seu segmento
Muitas empresas são experientes na área de aluguel de impressoras, mas não conhecem bem o segmento do cliente, podendo haver alguns obstáculos. Para que isso não aconteça, é interessante conversar com os fornecedores e escolher um que conheça bem a sua área.
Veja se a empresa apresenta um projeto completo para o seu cenário, inclusive com quais máquinas ele pretende usar
Muitas empresas quando vão fazer a locação de impressoras não informam quais modelos de equipamentos vão utilizar, e, depois, o cliente se depara com impressoras obsoletas e que não atendem bem as necessidades do dia a dia de trabalho.
Analise se as impressoras que serão instaladas para você são tecnológicas
Algumas vezes, as impressoras enviadas são mal dimensionadas para os departamentos. Por exemplo, um departamento que imprime muito precisa de uma impressora rápida para atender as demandas; já um departamento comercial precisa de uma impressora que pode ser mais lenta, mas com uma ótima qualidade de impressão (tanto P&B quanto colorida). Por isso, pergunte e saiba bem quais equipamentos serão instalados no seu negócio.
Capacidade de prover o suporte
Infelizmente, muitas empresas não têm capacidade ou time de suporte dedicado, fazendo com que, quando a empresa precisa de manutenção, ela tenha que esperar por dias para ser atendida.
Analise o SLA
O SLA (sigla para Acordo de Nível de Serviço, em português) é o tempo que a empresa se compromete a dar o atendimento inicial até a solução para a demanda. Em alguns casos, existem empresas que o SLA é 24 horas ou até 48 horas; analise qual é mais interessante para o seu negócio.
Algumas dúvidas comuns sobre a locação de impressoras
Aluguel de impressoras preço
O preço do aluguel de impressoras pode variar de projeto para projeto, tendo em vista o SLA que o cliente precisa, o número de impressoras e o número de cópias. É válido fazer orçamentos e ver qual atende mais as necessidades da empresa. Na Rework, todos os orçamentos são sem compromisso.
Aluguel de impressoras vale a pena
Mesmo antes da alta dólar, alugar impressoras já era um bom negócio; agora, com o dólar acima de 5 reais, os equipamentos estão cada vez mais caros, fazendo com que o aluguel valha ainda mais a pena.
A Rework te ajuda a calcular se é mais válido o aluguel ou a compra do equipamento, por isso, não deixe de entrar em contato.
Aluguel de impressoras para home office
Sim, é possível alugar impressora para uso em home office sem abrir mão da gestão dos equipamentos, entre em contato para saber mais.
A Rework é uma empresa de outsourcing de impressão e gestão de impressoras que oferece soluções digitais para ambientes de trabalho em rede, disponibilizando equipamentos tecnológicos e relatórios completos com todas as informações de períodos específicos, garantindo todas as vantagens citadas nesse artigo.
Nós possuímos experiência nos segmentos: prestação de serviços, sistema educacional, varejo, saúde e hospitalar, clínicas de diagnósticos, concessionária de veículos, indústrias, administradoras de condomínios e empresas de construção civil.
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