Gestão de impressão quando o assunto é controle de usuário
Já abordamos em textos anteriores a grande importância de fazer a gestão geral de equipamentos de cópias e impressão para manter uma supervisão de tudo o que é impresso, controlar custos e evitar desperdícios de materiais. Porém, um ponto específico a ser considerado dentro da gestão de impressão é a gestão focada no controle de usuário.
Saber o que cada usuário imprime no dia a dia de uma organização ajuda, e muito, na hora de fechar as contas, já que, muitas vezes, os funcionários não imprimem e fazem cópias apenas relacionadas ao trabalho, mas também imprimem documentos pessoais, contas, ingressos e mais. Ao fim de um período, essas cópias e impressões pesam nos gastos, no desperdício de suprimentos e no uso dos equipamentos.
Ter o auxílio de uma empresa especializada em outsourcing de impressão é uma maneira bastante eficaz de manter esse controle de usuários, melhorar a rotina de uma empresa ou instituição e, ainda, ajudar o meio ambiente, já que o desaproveitamento de materiais diminuirá. A Rework é uma dessas empresas que, por meio de tabelas e gráficos completos com informações, pode te ajudar.
Abaixo, apresentaremos três exemplos de tabelas para melhor ilustrar.
Na tabela acima, é possível observar nomes relacionados a números, o que permite ter controle do que cada usuário está imprimindo, se a página é colorida ou P&B, quantidade dessas páginas, custo dessas impressões para a empresa e qual a porcentagem que esse usuário representa ao fim de um determinado período.
Nessa segunda tabela, temos um relatório completo acerca do que cada usuário imprimiu, qual foi o aplicativo utilizado na hora da impressão, em qual dia e horário aquele documento foi impresso, qual foi o tipo de papel usado e mais. Assim, fica simples enxergar se houve excesso de uso de suprimentos da parte de algum membro da equipe, dando mais precisão para gestores fazerem controles específicos.
Por fim, é possível, também, gerar relatórios para grupos de usuários ou departamentos. Assim, torna-se muito mais simples colocar a contabilização das impressoras nos centros de custo de cada departamento.
A Rework é uma empresa de outsourcing de impressão que está no mercado desde 1999, oferecendo aos clientes soluções digitais para ambiente de trabalho em rede, e está à disposição para te ajudar a otimizar processos e a controlar as impressões feitas por membros de sua equipe.
