Além de ser aplicada em empresas, a gestão de impressão também pode ser praticada – e é benéfico que seja – nas escolas e faculdades. Para as que já possuem serviços de cópia e impressão, fazer a gestão levará a unidade educacional para um outro patamar. E, para as que ainda não possuem, essa pode ser uma oportunidade de negócio, já que as cópias e impressões são gerenciadas e a unidade cobra um valor nesse serviço.
A gestão de impressão é um recurso que permite que se tenha conhecimento e controle sobre tudo o que é impresso dentro de uma organização. Assim, é possível que custos com toner, papel, energia elétrica e mais sejam reduzidos em até 40%, além de trazer uma maior segurança para todos os usuários das impressoras e para o próprio estabelecimento.
Benefícios para escolas ou faculdades
Para uma escola ou faculdade que adota a gestão, torna-se capaz estabelecer uma cota para que cada aluno possa imprimir de acordo com a sua necessidade. É possível emitir relatórios de quais turmas consomem mais ou menos impressões, e, assim, ter como dividir a quantidade de cópias disponíveis para cada grupo. O sistema de gerenciamento de impressão pode ser conectado com AD da escola, o que facilita na importação de dados de alunos.
Então, cada aluno tem a sua cota, que é cobrada mensalmente – ou de acordo com o que a instituição definir –, e a unidade pode controlar as impressões por meio de relatórios completos. Além disso, a instituição pode, também, fazer vendas de créditos de maneira pré-paga para os alunos que precisarem e cópias além da cota calculada.
Para liberar a impressão, o aluno precisa inserir o RA ou cartão presença, o que garante a segurança dos dados daquele local e evita o uso de cota de um outro usuário de forma irregular. Com isso, o suporte de T.I da escola recebe relatórios de impressão em tempo real, com dados de quem está imprimindo, como estão os equipamentos, se possuem falhas, se estão sem suprimento e, até mesmo, se estão fora da performance necessária.
Benefícios para os alunos
Para os alunos, a gestão favorece na otimização do tempo, já que eles podem utilizar a impressão no ambiente escolar e não precisam sair das instalações para fazer cópias. Para facilitar ainda mais, é possível imprimir documentos em qualquer unidade da instituição, seja ela em outro prédio, outra cidade, outro estado ou outro país. Tudo isso por meio de celulares, tablets e aproveitando a diversidade de sistema operacionais que existem, com Android, Windows, IOS, Linux e MAC OS.
Escolas com alunos menores, como ensino infantil e começo do ensino fundamental, também podem adotar esse serviço, e as impressões e cópias podem ser feitas pelos pais nas dependências da escola.
Benefícios para os funcionários
Além dos alunos, funcionários e colaboradores também podem se beneficiar do serviço do mesmo modo; a escola ou faculdade pode cadastrá-los na base de dados, e, assim, eles também podem ter uma cota de impressão a ser usada da maneira que lhes convém, seja imprimindo atividades, provas ou até documentos pessoais.
A instituição pode optar pelo serviço de gestão de impressão e, também, pelo outsourcing de impressão, que é a locação de impressoras, scanners e outros equipamentos relacionados à impressão, que ajudará com que a escola não precise investir na compra dessas máquinas, que costumam ser caras para comprar e para manter.
Com a solução de outsourcing de impressão, a empresa Rework fica responsável por oferecer suporte total para os equipamentos em caso de paradas repentinas, falhas e até a substituição dos mesmos, se necessário.
