A solução de gestão de impressão executado por uma empresa profissional é completa. Para obter mais economia, o cliente precisa de equipamentos com tecnologia de ponta e reduzir o gasto com suprimentos.
E se a impressora for alugada, também é importante economizar, isso porque muitas empresas de outsourcing fazem a cobrança por página impressa. Como a gestão de impressão elabora relatórios detalhados com todas as páginas impressas ou copiadas, é possível saber a quantidade exata de documentos obtidos a partir de cada dispositivo.
Veja a seguir como a solução de gestão de impressão controla os suprimentos de cada impressora, com a garantia de manter a máxima qualidade em cada página.
Controlar a quantidade de páginas impressas é essencial
O controle de impressão por usuários, relatório completo de páginas impressas e relatório com os gastos de impressão são muito importantes para reparar excessos que estão sendo cometidos e que geram desperdício de suprimentos, em especial toner e papel.
A empresa de gestão de impressão faz o levantamento de todos os dados para controlar a impressão de forma inteligente e automatizada. Depois de identificar o departamento da empresa que está gastando mais, a empresa de outsourcing de impressão cria uma proposta de redução de gastos com impressão, sem comprometer a produtividade do setor.
Análise da performance de cada impressora
As impressoras e multifuncionais obsoletas e sem manutenção tendem a gastar muito mais suprimentos. Os próprios suprimentos, se forem de baixa qualidade, também acabam mais rapidamente ou geram para o usuário retrabalho isto mesmo para impressoras locadas.
Em larga escala, o que é comum em grandes empresas, a performance dos equipamentos de impressão e de seus respectivos suprimentos pode gerar custos elevados, ou melhor, desperdício de dinheiro.
A gestão de impressão faz uma avaliação minuciosa para identificar e corrigir problemas. Além disso, aluga equipamentos eficientes, que apresentam a performance esperada.
Identificar a vida útil dos suprimentos
Os suprimentos precisam ser avaliados conforme o rendimento apresentado no histórico de uso. Assim, é possível entender qual é a durabilidade dos suprimentos, se eles estão rendendo conforme o esperado.
A equipe de TI da empresa também pode se preparar para fazer a troca dos suprimentos. A empresa de gestão de impressão fica responsável por identificar a vida útil dos suprimentos e verificar se o rendimento está dentro do previsto. A empresa de outsourcing de impressão também indica a periodicidade de troca dos suprimentos, apoiando a TI do cliente.
Cálculos com gasto de suprimentos com provisão estimada de consumo
Ainda é de responsabilidade da empresa que faz gestão de impressão saber a provisão estimada dos suprimentos. Para garantir dados concretos e confiáveis, todos os cálculos são realizados por softwares específicos, que analisam informações obtidas pelo histórico de cada equipamento.
Com estes programas, ainda é possível ter uma média estimada em tempo real do consumo de suprimentos, realizar adaptações e correções para economizar e obter o melhor rendimento da impressão.
Com o serviço de outsourcing de impressão, os clientes podem economizar até 40% com impressão e cópias de documentos, estabelecer um sistema de controle por usuário para evitar desperdício, liberar impressão pelo smartphone, ter relatórios completos de cada página impressa e muito mais! Quer receber mais informações? Fale com a equipe da Rework!
