Gerenciar custos dentro de uma empresa é essencial para melhores resultados e produtividade da mesma. Tendo em vista o mercado competitivo presente nos dias de hoje, poupar gastos em uma área pode significar aplicar o dinheiro economizado em outro setor que sinta necessidade.
Muitas empresas tendem a deixar de lado o gerenciamento de alguns custos por não reconhecer tamanha importância, e, entre eles, muitas vezes, está a gestão de custos de impressão.
Antes da gestão de custos nessa área, é de extrema importância que se faça o gerenciamento de impressão no empreendimento, que são estratégias alinhadas a condutas e tecnologias, feitas por uma empresa de outsourcing, para garantir eficiência nas impressões, relatórios completos e bom aproveitamento do recurso. Fazendo essa atividade corretamente, os custos relacionados a impressão são reduzidos em até 40%.
Então, realizar a gestão de custos de impressão de forma correta é uma maneira de reduzir consideravelmente os gastos da empresa, resultando em diversos benefícios para a mesma. Para te ajudar a fazer esse gerenciamento, selecionamos três dicas e as explicaremos de forma mais detalhadas nos tópicos a seguir:
Tenha uma visão global dos custos do seu negócio
Ter uma visão global de custos em uma empresa é ser capaz de enxergar tudo que pode gerar valor a ela e reduzir gastos, se atentando às inovações que podem melhorar a produtividade e o modelo de negócios. Perceber que fazer a gestão de custos de impressão é importante, é ter uma visão global dos custos de seu negócio.
A melhor forma e como calcular o custo de impressão
A melhor forma de calcular os custos é separadamente, já que, assim, é possível saber exatamente quanto é gasto em cada departamento, tendo mais exatidão na contabilização final.
Atualmente, existem softwares que facilitam o cálculo de quanto cada folha impressa custa para o seu negócio. Neles, é preciso apenas adicionar os valores de cada elemento (como suprimentos e equipamentos), quantas páginas foram impressas, e, em poucos segundos, você tem o valor gasto por folha em um determinado período.
Também é possível realizar esse cálculo manualmente: monte uma planilha para um mês com o preço de seu equipamento, valor gasto com toner, papeis e número total de páginas impressas, depois, saiba o preço de cada elemento separadamente, por exemplo:
Equipamento: considerando que o equipamento é comprado, tem vida útil de 25 mil páginas e que custou R$500,00, dividindo R$500,00 por 25 mil, cada folha custa R$0,02.
Toner Compatível: se em um mês sua empresa usa dois toners que somam R$100,00, e mil folhas são impressas, cada página custa R$0,10.
Papel: se ao fim do mês mil folhas são impressas e cada pacote de papel tem 500 folhas, são necessários dois pacotes. Se cada um custar R$30,00, os dois custarão R$60,00. Ao dividir esse valor pelo número de impressões (60/1000), teremos R$0,06.
Somando, 0,10 + 0,02 + 0,06 = 0,18. Então, em um mês, cada folha custou R$0,18 para a sua empresa.
Use a tecnologia a seu favor
Como é visível no item anterior, calcular o custo manualmente demora e existe uma grande chance de erro. Utilizar a tecnologia a seu favor nesse momento otimiza tempo, que pode ser gasto em outra atividade, melhorando a produtividade, e a chance de erro se torna quase inexistente. Com uso de softwares, é possível, também, gerar relatórios com poucos cliques, facilitando o trabalho do responsável e otimizando, ainda mais, tempo.
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