Escolher impressoras ideais para os departamentos do seu negócio significa buscar por economia, praticidade e eficiência no dia a dia de trabalho. Porém, escolher um modelo de impressora não é tão simples quanto parece.
Nem todas as impressoras servem para todos os departamentos, tendo em vista que cada setor possui demandas e necessidades específicas; alguns imprimem mais, outros menos, alguns precisam de alta definição e cores, outros se bastam apenas com P&B etc.
O primeiro passo para escolher uma boa impressora para um determinado departamento é se atentar a três questões:
1. Volume de cópias
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Defina se o departamento precisa de um grande volume de cópias diárias ou se poucos documentos são impressos. Assim, é possível prever a quantidade de suprimentos a serem utilizados e identificar qual impressora atenderá melhor às necessidades.
2. Entenda sobre questões legais com LGPD
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) orienta como as empresas precisam realizar o tratamento dos dados de pessoas físicas no meio convencional e digital; ou seja, ela permite às pessoas maiores direitos e estabelece obrigações para as organizações que administram dados pessoais no Brasil. Dessa forma, as empresas devem utilizar os dados apenas para o fim que eles foram disponibilizados, evitando que sejam usados com outras finalidades.
Então, realizar a gestão de impressão de forma correta permite com que os dados permaneçam sempre em segurança.
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3. Limites de cópia para um determinado usuário ou conjunto de pessoas
Defina limites de cópias para as pessoas que trabalham no departamento, pois, assim, é garantido que elas irão imprimir apenas o que é realmente necessário, evitando desperdícios.
Escolha dos equipamentos
Após observar os detalhes acima, é importante que você escolha uma empresa que consiga estudar e estruturar equipamentos que se encaixem perfeitamente na sua operação, garantindo uma melhor performance no dia a dia.
Muito além dos equipamentos, é importante levar em conta qual será o SLA (Acordo de Nível de Serviço), apresentado pela empresa que irá desenvolver o projeto de aluguel de impressoras.
Leve em consideração que a sua empresa é única, e, então, o suporte não deve ser padrão; o mesmo precisa ser pensado e desenvolvido especificamente para o seu negócio, tendo em conta demandas, processos e necessidades ali existentes.
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Escolha do fornecedor
Depois de analisar todos esses pontos, é hora de estudar a capacidade de suporte do seu novo fornecedor de aluguel de impressoras. Aqui, é importante verificar alguns pontos, como:
- Qualidade da equipe técnica, que precisa conter profissionais capacitados para melhor atendimento.
- Parcerias que a empresa possui; busque saber se as parcerias são sérias e de qualidade.
- Tempo de mercado, se é uma empresa já conhecida e renomada.
- Pesquise, também, se a empresa está ativa e se demonstra conhecimento nos conteúdos publicados nas mídias digitais.
Seguindo todos esses passos, é certo que encontrará o equipamento e o fornecedor ideal para que suas expectativas sejam atendidas.
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