Escolher impressoras ideais para os departamentos do seu negócio significa buscar por economia, praticidade e eficiência no dia a dia de trabalho. Porém, escolher um modelo de impressora não é tão simples quanto parece.
Nem todas as impressoras servem para todos os departamentos, tendo em vista que cada setor possui demandas e necessidades específicas; alguns imprimem mais, outros menos, alguns precisam de alta definição e cores, outros se bastam apenas com P&B etc.
O primeiro passo para escolher uma boa impressora para um determinado departamento é se atentar a três questões:
1. Volume de cópias
Defina se o departamento precisa de um grande volume de cópias diárias ou se poucos documentos são impressos. Assim, é possível prever a quantidade de suprimentos a serem utilizados e identificar qual impressora atenderá melhor às necessidades.
2. Entenda sobre questões legais com LGPD
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) orienta como as empresas precisam realizar o tratamento dos dados de pessoas físicas no meio convencional e digital; ou seja, ela permite às pessoas maiores direitos e estabelece obrigações para as organizações que administram dados pessoais no Brasil. Dessa forma, as empresas devem utilizar os dados apenas para o fim que eles foram disponibilizados, evitando que sejam usados com outras finalidades.
Então, realizar a gestão de impressão de forma correta permite com que os dados permaneçam sempre em segurança.
3. Limites de cópia para um determinado usuário ou conjunto de pessoas
Defina limites de cópias para as pessoas que trabalham no departamento, pois, assim, é garantido que elas irão imprimir apenas o que é realmente necessário, evitando desperdícios.
Escolha dos equipamentos
Após observar os detalhes acima, é importante que você escolha uma empresa que consiga estudar e estruturar equipamentos que se encaixem perfeitamente na sua operação, garantindo uma melhor performance no dia a dia.
Muito além dos equipamentos, é importante levar em conta qual será o SLA (Acordo de Nível de Serviço), apresentado pela empresa que irá desenvolver o projeto de aluguel de impressoras.
Leve em consideração que a sua empresa é única, e, então, o suporte não deve ser padrão; o mesmo precisa ser pensado e desenvolvido especificamente para o seu negócio, tendo em conta demandas, processos e necessidades ali existentes.
Escolha do fornecedor
Depois de analisar todos esses pontos, é hora de estudar a capacidade de suporte do seu novo fornecedor de aluguel de impressoras. Aqui, é importante verificar alguns pontos, como:
- Qualidade da equipe técnica, que precisa conter profissionais capacitados para melhor atendimento.
- Parcerias que a empresa possui; busque saber se as parcerias são sérias e de qualidade.
- Tempo de mercado, se é uma empresa já conhecida e renomada.
- Pesquise, também, se a empresa está ativa e se demonstra conhecimento nos conteúdos publicados nas mídias digitais.
Seguindo todos esses passos, é certo que encontrará o equipamento e o fornecedor ideal para que suas expectativas sejam atendidas.
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