No mercado de hoje, considerando o cenário de modernização e gerenciamento de processos, existem dois tipos de softwares que é preciso conhecer: o Business Process Management (BPM) e o Workflow.
É mais comum do que parece as pessoas confundirem os dois conceitos e acreditarem que Workflow e BPM sejam nomes diferentes para uma mesma coisa, já que os dois possuem certas semelhanças e, muitas vezes, são usados em conjunto.
Nesse artigo, explicaremos as diferenças entre os dois softwares, além de te auxiliar na decisão de qual dos dois implementar em sua empresa. Alguns tópicos importantes que veremos neste artigo:
- O que é BPM?
- Vantagens do BPM
- O que é Workflow?
- Vantagens do Workflow
- O que há de diferença entre BPM e Workflow?
- Saiba qual o melhor para a sua empresa
O que é BPM?
BPM, que, em português significa gestão de processos de negócios, se trata de uma ferramenta que une a automação, o controle, a análise e a otimização de fluxos corporativos. Nele, os colaboradores conseguem identificar as necessidades da empresa, adaptando os processos realizados no dia a dia para que tornem a organização mais eficiente.
O que é Workflow?
Basicamente, Workflow é um fluxo de trabalho completo focado em entregas e resultados. Trata-se de uma solução que permite com que se tenha uma visão geral de cada processo, já que nele é possível definir as tarefas, prazos e quem são os responsáveis por cada etapa do fluxo, organizando os processos, monitorando os resultados, reduzindo ineficiências e incorporando a automação.
O Workflow proporciona as informações por meio de diagramas não tão detalhados, mas claros para que as instruções possam ser seguidas e as tarefas executadas com eficiência.
Um exemplo prático: quando um cliente abre um chamado relatando uma falha no sistema, um técnico de suporte vai assumir a responsabilidade desse chamado, vai simular o problema, e, se realmente houver uma falha, ele encaminhará o chamado para o desenvolvimento para que a correção seja realizada. Após essa etapa, o suporte informará o cliente sobre a liberação da correção, para ele, então, verificar se está de acordo. Sendo assim, o chamado poderá ser encerrado e o fluxo de trabalho finalizado.
Vantagens do Workflow
- Fluxo de trabalho claro, facilitando o monitoramento;
- Padronização de processos;
- Aumento da produtividade;
- Redução de erros;
- Redução de custos;
- Permite com que seja realizada uma boa gestão;
- Faz com que as tarefas sejam realizadas de forma mais fluida;
- Facilita a comunicação interna;
- Melhora a experiência do cliente.
Vantagens do BPM
O BPM possui todas as vantagens do Workflow já citadas acima, e, além delas, podemos adicionar:
- Otimização do tempo e de recursos;
- Controle de processos mais complexos;
- Permite com que os processos sejam mais ágeis;
- Proporciona operações mais eficientes;
- Proporciona, também, uma maior compreensão de todos os processos da empresa;
- Auxilia a empresa a realizar um monitoramento constante;
- Permite com que objetivos maiores sejam atingidos.
O que há de diferença entre BPM e Workflow?
A principal diferença entre os dois é que as estratégias do Workflow são mais voltadas para a organização de pessoas e de documentos e, também, para garantir que as etapas dos processos sejam seguidas corretamente, tanto no tempo quanto na ordem correta.
Já o BPM é mais focado nos processos da empresa e em como eles podem ser gerenciados ou desenvolvidos. Essa metodologia é mais voltada para a análise e aprimoramento dos processos em si, e não nas pessoas e nas tarefas que elas devem estar realizando corretamente.
Saiba qual o melhor para a sua empresa
Escolher qual a melhor ferramenta para a sua empresa depende do tipo e das demandas específicas do seu próprio negócio.
Caso a sua equipe precise de auxílio para desempenhar tarefas de uma melhor forma em determinados departamentos, utilizar a estratégia de fluxo de trabalho será útil e terá resultados positivos.
Porém, se toda a sua empresa precisa de uma metodologia e possui orçamento para isso, estratégias de gerenciamento de processos de negócios (BPM) serão mais adequadas e permitirão com que a organização tenha ótimo resultados.
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