Neste artigo, nós apresentaremos as funcionalidades do ECM Rework e suas vantagens frente aos produtos disponíveis no mercado.
Seja para organizar seus arquivos, guarda-los em nuvem, ou até mesmo ter fluxos de trabalhos para deixar sua empresa mais ágil, esta solução pode te ajudar.
Controle de versões
- Alguma vez, você ou algum membro da sua equipe começou a editar um documento e, em determinado ponto, não percebeu que estavam cometendo algum equívoco no arquivo?
- O documento passou a ter algum erro ou alguma inconsistência? Seja por uma digitação errada ou por uma informação correta que foi apagada e um dado equivocado foi adicionado no lugar.
Com a nossa ferramenta, você poderá consultar o histórico de alterações desse arquivo online, baixar o documento correto e mesclar as versões apenas com as partes corrigidas. Tudo isso com a facilidade e a praticidade de não perder partes ou ter que refazer o documento porque não localizou a partir de qual parágrafo ele começou a ser editado errado.
Controle de alterações
Com o ECM Rework, você também poderá ser capaz de controlar quais foram as últimas pessoas que editaram o documento, por exemplo, o horário e em qual parte do documento essa pessoa fez a edição. Com isso, você poderá trabalhar em conjunto em um arquivo, de maneira muito mais segura, controlando não só o histórico, como falado no tópico anterior, mas também as pessoas que acessaram e editaram, ou até mesmo fizeram download do documento.
Controles administrativos
Algo muito importante para as organizações hoje em dia é o controle de quem pode visualizar, editar e fazer download dos documentos. Infelizmente, muitas ferramentas do mercado dão uma permissão ou outra, mas, com a nossa tecnologia, você poderá atribuir até missões específicas para o usuário ou um grupo de usuários. Com isto, a sua organização pode liberar o acesso de visualização a determinados usuários e o acesso de edição para um outro grupo de pessoas.
Crie departamentos em sua organização
Se você já pensou em criar departamentos e pastas da sua organização, mas tem dificuldade em manter o controle de quais usuários podem acessar os documentos, com a nossa ferramenta isso torna-se possível.
Mesmo que em um departamento um usuário possa ler um arquivo, pode ser que em outro ele precise editar documentos. Com a nossa ferramenta, isso é possível.
Você pode, por exemplo, criar pastas como financeiro, comercial, faturamento, recursos humanos, entre outros, e criar acessos para usuários específicos, para que eles acessem as pastas dos seus respectivos departamentos.
Controles avançados para a sua equipe de TI
Dentro das organizações, um dos maiores desafios dos departamentos de tecnologia é controlar o acesso e, também, manter histórico contínuo de tudo o que é alterado dentro de uma pasta, setor ou até mesmo dentro de toda a organização. Com a nossa ferramenta, o seu departamento de tecnologia poderá facilmente controlar em um único painel de controle todas as alterações, acessos e edições dos documentos, de maneira simples e fácil, a um clique do mouse.
Integração
Uma das operações mais trabalhosas no dia a dia dos colaboradores é a organização de documentos assim que escaneados; em nossa ferramenta, isso será muito mais fácil de ser gerenciado. Com as impressoras em rede e devidamente configuradas por nossa equipe, cada documento escaneado será destinado a uma pasta específica, seja de um departamento ou de um usuário, tornando a organização de arquivos escaneados praticamente automática.
Pesquisa
Esse é o grande diferencial da nossa ferramenta. Todos os documentos colocados na solução passam por um processo de digitalização que transforma em texto até mesmo os documentos que estão em imagens.
Após uma indexação, você poderá encontrar, em todas as pastas e departamentos dos quais você tem acesso, documentos que atendem a sua pesquisa.
Vamos ao exemplo:
Digamos que o seu financeiro receba a NF 3223, porém, ele não sabe qual pedido de compra está atrelado a esta NF. Com um simples clique do mouse, ele pode acionar a pesquisa e digitar o nome do fornecedor, assim, todos os documentos que constarem esse nome serão apresentados.
Atenção: Nossa ferramenta de ECM é diferente de muitas outras. Nossa pesquisa não lê apenas o nome dos documentos, mas sim, também, o que está escrito nos documentos* com isso, você tem uma pesquisa muito mais completa.
Segurança e backup
Quando se trata de arquivamento de dados e proteção ao acesso à informação, a nossa ferramenta não fica devendo. O ECM Rework é uma aplicação desenvolvida 100% em nuvem, utilizando tecnologia e hospedagem na nuvem da AWS Amazon; com isso, a disponibilidade da nossa aplicação é muito maior do que muitas outras do mercado.
A – Backup
A perda de dados é um dos grandes desafios do dia a dia de uma empresa quando o assunto é segurança. Em nossa política de trabalho, são feitos backups diários automaticamente ou de acordo com o contratado pelo seu plano, dando mais liberdade à sua equipe de tecnologia para cuidar das atividades do cotidiano.
B – Vantagens no licenciamento
Quando o assunto é licenciamento em nuvem, uma grande preocupação surge, pois, nos dias de hoje, as corporações estão precisando de redução de custos e eliminação de cobranças que são corrigidas pelo dólar, que diariamente pode acarretar altos valores de licenciamento. Com o ECM Rework, esta preocupação pode ser eliminada.
Faturamento em Real (R$)
Por ser uma tecnologia nacional e faturada em Reais (R$), o seu departamento financeiro ficará tranquilo, já que terá a previsibilidade de um pagamento seguro e sólido, inclusive, sem a cobrança de taxas adicionais de operação em moeda estrangeira, o que não acontece na grande maioria dos serviços de nuvens que são faturados em Dólar ($).
Segurança Jurídica
Por fim, o último fator relevante é o fato da nossa tecnologia ser criada e gerenciada por uma empresa brasileira, que, por sua vez, segue e resguarda a legislação brasileira. Isso não ocorre com muito serviços que são contratados fora do Brasil e que não podem proteger o usuário e a empresa que os usa, já que seguem outras legislações.
Pense com muito cuidado neste quesito, pois, as funcionalidades são importantes, mas a parte jurídica também é.
Conheça hoje mesmo
Quer saber mais sobre como o nosso ECM pode dar mais vida ao seu dia a dia? Entre em contato hoje mesmo com o nosso time comercial e saiba como podemos ajudá-lo!
