Inúmeros documentos físicos são gerados por empresas diariamente, obrigando-as a terem um espaço específico para arquivar todas as informações, o que, com o tempo, se tornou um verdadeiro problema para os estabelecimentos.
Com o avanço das tecnologias, muitos dos arquivos que antes eram físicos se tornaram virtuais e a prática de digitalizar documentos se popularizou, permitindo com que os trabalhos sejam mais assertivos ao passo que otimiza tempo e aumenta a produtividade da equipe.
No Brasil, segundo estudo sobre Indústria 4.0 realizado pela PwC Brasil, apenas 9% das empresas se classificam como avançadas em relação à digitalização.
Mas digitalizar um arquivo é a mesma coisa que escanear? Apesar de parecerem sinônimos, há diferenças entre elas quando se trata de gestão de documentos.
O que é escanear documentos de empresas
Basicamente, escanear um documento é gerar uma imagem do mesmo, convertendo o que está no papel em uma versão digital. Esse processo facilita o acesso ao material, porém, possui limitações para fins administrativos.
O que é o processo de digitalização de documentos de empresas
A digitalização consiste em converter os dados dos documentos em arquivos eletrônicos através de um processo de codificação binária.
Dessa forma, é possível que os resultados desse processo sejam organizados e interpretados dentro de sistemas específicos, tornando mais fácil o acesso e a utilização dos mesmos no dia a dia de uma empresa.
A importância da gestão dos documentos escaneados
De nada adianta escanear os documentos e deixá-los em qualquer lugar, pois, quando for preciso uma informação, levará tempo até achar o arquivo, se é que ele vai ser encontrado.
Por isso, é importante fazer a gestão dos documentos; organizá-los em pastas específicas é fundamental para que o acesso seja fácil e rápido.
O tempo que o funcionário leva para escanear os documentos, adicionado ao tempo que ele leva para organizá-los manualmente, acaba sendo bem menor do que o tempo gasto para procurar um arquivo caso tudo esteja bagunçado.
Falha de não guardar documentos em pastas certas
Quando os documentos são guardados em pastas erradas, o tempo para achá-los aumenta, diminuindo a produtividade da equipe. Por isso, crie uma estrutura de subpastas em uma pasta principal.
Por exemplo, crie uma pasta com o nome de uma determinada área da empresa e subpastas com os temas de arquivos desse setor.
Perdas de documentos fiscais, passíveis inclusive de multas
Sem a gestão de documentos feita corretamente, a empresa fica suscetível a perder arquivos importantes, como, por exemplo, documentos fiscais, que podem até gerar multas, prejudicando a empresa.
Como o ECM Rework auxilia na eficiência dos processos de gestão dos documentos de cada departamento
O ECM Rework é uma ferramenta que possibilita a captura, o gerenciamento, o armazenamento, a preservação e a distribuição dos conteúdos e documentos de uma empresa.
Essa ferramenta serve para todas as empresas que desejam parar de perder tempo com processos manuais, já que ela agiliza a consulta de documentos, libera espaço físico no estabelecimento, permite acesso por toda a equipe, possibilita controle de todos os documentos, facilita o compartilhamento e proporciona mais segurança.
O ECM Rework se adapta a diversas áreas de empresas, estando disponível, por exemplo, para departamento pessoal e de RH, para concessionárias, para hospitais e muito mais.
Mais agilidade na busca por documentos digitalizados
Com o ECM Rework, conforme os documentos são digitalizados, automaticamente é aplicada a tecnologia OCR (Optical Character Recognition ou ‘Reconhecimento Ótico de Caracteres’ em português).
O OCR, facilitará as buscas por esses documentos no futuro. Desse modo, o ECM Rework agiliza ainda mais o trabalho diário dos colaboradores.
Gerencie documentos com ECM e deixe o antigo modelo de escaneamento do passado
Simplificar processos deve ser uma meta diária de quem deseja evoluir constantemente.
A missão, portanto, de um serviço de digitalização e gestão de documentos empresariais é promover um ambiente melhor para o trabalho de colaboradores e o relacionamento com clientes.
Documentos digitalizados, armazenados, organizados e compartilhados de forma segura e prática, transforma a vida de quem se dedica a entregar soluções de diversas formas e para diversas outras pessoas.
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