Os 7 passos para evitar dores de cabeça quando o assunto for outsourcing de impressão
A aluguel de equipamentos de impressão e o gerenciamento dos mesmos para benefício de empresas está se tornando algo cada vez mais conhecido e adotado, porém, muitas pessoas ainda não são familiarizadas com o serviço e não sabem ao certo como fazer para alugar uma impressora.
A seguir, listaremos sete passos para que você consiga fazer uma boa escolha na hora de alugar um equipamento de impressão e não tenha eventuais problemas nesse processo.
1. Tenha em mente qual a real necessidade do seu negócio
Coloque no papel tudo o que seu negócio realmente precisa: qual tipo de impressão será realizada, se precisa de uma impressão com qualidade excelente ou mediana, colorida ou apenas preto e branco, o que é interessante ter na gestão da impressora (saber quem está imprimindo, quando e o quê imprimiu etc.), GED, ECM, se há necessidade de escaneamento de documentos, armazenamento de arquivos e mais.
2. Faça uma lista dos possíveis fornecedores
Tenha opções para que você possa comparar e escolher qual melhor se encaixa ao seu negócio e orçamento; tenha em vista os prós e os contras de cada fornecedor.
3. Entre em contato e apresenta a sua necessidade
Entre em contato com todos os fornecedores que foram listados, apresente suas reais necessidades e solicite orçamentos para que você possa compará-los (lembrando que é importante não comparar apenas valores, mas, também, o que a empresa oferece).
4. Avalie os fornecedores
Como já citado no item anterior, avaliar os fornecedores é mais do que apenas comparar os valores dos projetos, então, avalie também:
– Os anos de mercado que as empresas têm
– De quais marcas elas são revendedores autorizados,
– Veja qual é o SLA (acordo de nível de serviço),
– Avalie a estrutura da empresa,
– Verifique se os canais de atendimento funcionam
– E veja se a empresa realmente possui uma equipe técnica que esteja sempre à disposição.
5. Avalie as propostas
Para avaliar as propostas, veja quais são os projetos que os fornecedores propuseram, se esses projetos estão de acordo com as necessidades da sua empresa, verifique quais são os equipamentos propostos a serem utilizados (se são eficientes e modernos) e avalie qual das propostas traz mais segurança para que você não tenha eventuais dores de cabeça com possíveis gastos desnecessários, paradas, ou, até mesmo, falta de atendimento quando necessário.
6. Migração
Caso você já tenha um fornecedor e esteja querendo trocá-lo, verifique se o novo possui um plano de migração do antigo fornecedor para o atual. É importante que tenha para que você não fique sem equipamentos e atrapalhe a rotina de trabalho.
7. Escolha o fornecedor ideal para o seu negócio
Tendo tudo o que foi dito em vista, escolha seu fornecedor com segurança e garanta que suas expectativas sejam atendidas.
A Rework é uma empresa de outsourcing de impressão que está há mais de 20 anos no mercado oferecendo soluções digitais para ambientes de trabalho em rede. Solicite um orçamento!
