Você faz o controle de documentos da sua empresa, mas ainda não sabe o que é GED? Não tem problema! Vamos explicar esse conceito para você agora mesmo. Confira!
Conceito de GED
GED é a sigla para Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Assim, vários documentos digitais podem ser organizados e gerenciados, o que torna a rotina das empresas mais eficiente. Entre os documentos que podem ser organizados pelo GED estão os seguintes:
- Textos;
- Planilhas;
- NFe;
- Documentos em PDF;
- Sons;
- Vídeos;
- Entre outros.
Hoje, o GED é essencial para as companhias. O Gerenciamento Eletrônico de Documentos é uma tecnologia que aprimora o armazenamento de documentos, assim como a recuperação, o controle e o compartilhamento deste material em uma empresa.
Se você controla pode melhorar seu processo
Como em uma rotina empresarial manipulamos uma grande quantidade de dados, as empresas precisam usar essa tecnologia para melhorar o desempenho e a segurança, assim como facilitar a acessibilidade.
Vários tipos de GED estão disponíveis atualmente. Estes sistemas garantem muita rapidez e proteção no acesso aos dados. Através do computador e da internet, é possível visualizar planilhas e outros documentos de qualquer lugar do mundo. Para isso, basta ter login e senha. Não é necessário ir até a empresa para pegar uma planilha ou uma pasta com documentos, por exemplo. Isso é coisa do passado!
Com o GED, os documentos ficam disponíveis conforme o perfil de cada usuário. Um diretor tem acesso às informações em um nível diferente de um colaborador de um departamento específico, por exemplo.
Mantenha sua equipe colaborativa mesmo a distância
Empresas que possuem colaboradores que trabalham à distância ou uma equipe que não está sempre concentrada, tem unidades espalhadas por diferentes lugares ou conta com um volume considerável de funcionários sempre em viagens, com certeza vão obter mais agilidade em seus processos e vão conseguir um melhor desempenho no trabalho.
GED também é uma questão de segurança
Muito se fala da praticidade quando se busca entender o que é GED, mas a proteção que o Gerenciamento Eletrônico de Documentos proporciona é um ponto fundamental e que merece ser destacado.
As informações digitalizadas são criptografadas e só são acessíveis para pessoas realmente autorizadas. Essa é uma medida de segurança de alto padrão para evitar o vazamento de informações.
Por questão de segurança, o acesso às informações é segmentado em: diretores, gerentes, coordenadores, líderes e funcionários. De maneira organizada e de acordo com a função de cada um na empresa, é possível controlar o acesso também para dar mais proteção.
O GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos pode ser feito pelo setor administrativo da empresa ou pelo departamento de TI (Tecnologia da Informação). Entre os principais benefícios de ter um GED na empresa estão os seguintes:
- Melhorar a produtividade da empresa;
- Garantir o acesso remoto aos documentos;
- Proteger os documentos e as informações;
- Garantir transparência às operações administrativas;
- Manter os documentos digitalizados, organizados e armazenados;
- Facilitar a tomada de decisão mais inteligente;
- Manter o fluxo de documentos sob controle;
- Preservar a memória da empresa através de documentos importantes;
- Entre outros benefícios.
Agora que você já sabe o que é GED é possível perceber que não se trata apenas de escanear documentos, mas de gerenciá-los e torná-los acessíveis de qualquer lugar, sempre com proteção e controle!
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