É fato que todas as empresas buscam meios para otimizar processos do dia a dia e serem mais produtivas, porém, muitas vezes, deixam de lado uma tarefa importantíssima: a gestão de documentos.
Lidar com grandes volumes de documentos e informações em uma empresa pode se tornar um trabalho complexo se não houver um gerenciamento correto. Independente do porte da companhia, a gestão de dados é uma prática essencial que deve ser inserida na rotina.
Para te auxiliar nesse processo de gestão de arquivos, listaremos abaixo 4 dicas:
1. Digitalizar os documentos
Em tempos de avanço de tecnologia, é certo que você já percebeu que digitalizar documentos é algo mais que necessário. Quanto mais os arquivos forem digitalizados, menos espaço físico será preciso para a empresa.
Além disso, ao realizar a digitalização, os funcionários gastam menos tempo buscando pelos arquivos, tempo esse que pode ser destinado a outras tarefas que demandam mais atenção.
Antes, também, os documentos em papel se desgastavam com o passar dos anos, o que não acontece com os arquivos digitais.
2. Crie rotinas de backup
Para manter os arquivos e dados seguros, é importante realizar backups com uma frequência bem estabelecida. Crie o hábito de fazer backup e salvar cópias de segurança quando houver modificações nos arquivos.
Mantenha os documentos não só no computador, mas, também, na internet, em pendrives e em HD externos para ter a certeza de que os mesmos não irão se perder e estarão disponíveis quando necessários.
3. Crie políticas de impressão
Defina regras para a utilização dos equipamentos de impressão, já que, dessa forma, garante-se mais segurança ao imprimir documentos e permite maior economia, tendo em vista que os arquivos impressos serão realmente necessários, e não relacionados a algo de fora da empresa.
Determine quais documentos podem ser acessados por todos os colaboradores e quais são de acesso restrito; isso pode ser feito através de senhas ou aproximação.
Quando há políticas de impressão bem estabelecidas, o gerenciamento se torna mais eficaz, pois assim é possível controlar quem imprimiu um determinado documento, quando imprimiu etc.
4. Treine sua equipe
De nada adianta colocar equipamentos de ponta em uma empresa se a equipe não está bem treinada para recebê-los e utilizá-los. Crie campanhas de conscientização do uso correto das impressões e bonificação para incentivar que trabalhem da melhor forma.
A partir do momento em que a equipe entende como é preciso tratar das impressões e entende o porquê da gestão, a rotina de trabalho flui melhor e a economia aumenta.
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